As built documentatie maken wij met een vast team dat volledig op afstand werkt vanuit ons eigen kantoor. Wie het uitvoert en hoe het wordt aangestuurd, bepaalt bij dit soort werk het resultaat, dus daar beginnen wij mee. De teamleider heeft meer dan vijftien jaar achtergrond in de architectuur, heeft zeven jaar in Iran gewerkt, had een eigen ontwerpbureau in Nederland en werkt nog altijd als engineer.
De aansturing van het CAD-team ligt bij hem, net als de technische verantwoordelijkheid en de begeleiding van het project.
Barry is meestal het eerste aanspreekpunt bij een nieuwe aanvraag, waarna de teamleider het technische deel overneemt, zodat de opdrachtgever één vaste lijn houdt. Elke tekenaar bij ons heeft meer dan tien jaar CAD-ervaring, en de kern van het team komt gecombineerd op ongeveer vijfentwintig jaar uit. Tekenwerk en modelleerwerk leveren wij, engineering niet. Het werk gebeurt in onze eigen omgeving met onze eigen licenties.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Het traject rond as built documentatie
Een opdracht voor as built documentatie begint bij ons altijd met een gesprek waarin wij het project doornemen. De opdrachtgever levert de details aan en meestal ook de bestaande tekeningen die een revisie nodig hebben. Wij kijken daar eerst doorheen voordat wij iets toezeggen, want de staat van dat materiaal bepaalt het grootste deel van de doorlooptijd. Een set die netjes en digitaal binnenkomt vraagt iets heel anders dan een stapel bladen waarop met de hand is bijgetekend. Hebben wij genoeg informatie, dan gaan wij starten.
Daarna leveren wij in delen op. Wij halen feedback op, passen aan en gaan door met het volgende deel. Die volgorde is bewust, omdat een eerste deel meteen laat zien of het detailniveau, de naamgeving en de bladopbouw kloppen met wat de opdrachtgever verwacht. Blijkt daar iets af te wijken, dan corrigeren wij dat voordat het zich over de hele set heeft verspreid. Het overlegritme verschilt per opdrachtgever. Bij een strak lopend project spreken wij elkaar om de twee dagen, bij een rustiger traject wekelijks, afhankelijk van hoe snel het moet.
Dagelijks contact loopt via e-mail, telefoon en overleg, en wij komen naar de opdrachtgever toe of andersom. Elk deel dat wordt verzonden is dan al door minimaal drie controlelagen gegaan. Een tekenaar maakt het werk, een tweede teamlid controleert dat, de teamleider kijkt daarna en Barry loopt er als laatste overheen. Daardoor blijft het aantal fouten in de praktijk minimaal, ook bij grote series bladen.
Software en formaten voor as built documentatie
Voor as built documentatie werken wij hoofdzakelijk in Revit, AutoCAD en Rhino. Daarnaast zetten wij Inventor en Grasshopper in, en in beperkte mate Dynamo en Vault, telkens daar waar het aantoonbaar iets oplevert. Wij werken altijd met de laatste versies. Dat is geen kwestie van voorkeur maar van praktisch nut, omdat verouderde versies bij het uitwisselen van bestanden telkens conversieproblemen opleveren die niemand wil oplossen. Bestanden leveren wij in DXF, DWG, Revit-formaten en STEP, en in de praktijk in elk gangbaar CAD-formaat.
Belangrijker dan het pakket is de aansluiting op de bestaande set. Wij werken volgens de standaard en de tekenafspraken van de opdrachtgever en die krijgen wij van hen. Laagindeling, naamgeving, arceringen en stempels volgen dus hun conventie, niet die van ons. Ligt er al een template of een familieset, dan werken wij daarbinnen. Is die set in de loop van de jaren dichtgeslibd met dubbele varianten en parameters die niemand meer durft aan te raken, dan bespreken wij of opschonen of opnieuw opbouwen verstandiger is.
Bij een erg rommelige set is nieuw opbouwen soms sneller dan repareren. Die afweging leggen wij onderbouwd voor en de keuze blijft bij de opdrachtgever. Waar componenten terugkomen bouwen wij parametrische families, zodat een onderdeel één keer wordt opgezet en daarna overal wordt geplaatst, met een materiaalstaat die automatisch meeloopt. Alles draait in onze eigen omgeving op onze eigen licenties, dus er hoeft aan de kant van de opdrachtgever geen werkplek of licentie te worden vrijgemaakt.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
Capaciteit en opschalen tijdens het project
De omvang van het team passen wij aan op wat het project vraagt. Wij schalen van één of twee tekenaars op tot ongeveer tien. Het team is er al, dus wij zetten in wat nodig is zonder dat er eerst geworven of ingewerkt moet worden. Bij spoed voegen wij direct mensen toe, wat in de praktijk het verschil maakt tussen een planning die houdt en een planning die schuift. Loopt het volume terug, dan schalen wij weer af en betaalt de opdrachtgever geen doorlopende loonkosten voor capaciteit die stilstaat. Uitval vangen wij zelf op. Valt iemand weg door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon zodat het werk doorloopt. Omdat elk deel sowieso langs meerdere paar ogen gaat, is er altijd meer dan één teamlid bekend met het project, en dat maakt zo'n overdracht kort.
Bij een losse kracht ligt dat anders, want daar valt het werk stil op het moment dat diegene wegvalt. Wat een team van deze omvang aankan, hebben wij gemerkt bij een deadline die niet mocht schuiven. Er is toen doorgewerkt in de avonden en in de weekenden, met dagen van veertien tot vijftien uur, en zelfs tijdens een geplande vakantie van de teamleider ging het werk door om op tijd te leveren. Dat is geen standaardwerkwijze, wel een indicatie van wat er mogelijk is wanneer een oplevering echt vastligt. Wij zeggen er even eerlijk bij wanneer iets niet haalbaar is, want een toezegging die niet uitkomt helpt de opdrachtgever nergens mee.
Starten met as built documentatie
Om te kunnen starten met as built documentatie hebben wij een beperkt maar concreet pakket aan informatie nodig. In de eerste plaats de bestaande tekeningen en de wijzigingen die verwerkt moeten worden, in welke vorm die ook binnenkomen. Daarnaast de tekenafspraken en de standaard van de opdrachtgever, zodat de set direct in de juiste conventie wordt opgebouwd. Verder willen wij weten welke output er nodig is, dus welke tekeningtypen, welk detailniveau en welk bestandsformaat, en wat er na oplevering met de documentatie gebeurt.
Tot slot helpt een planning, omdat die bepaalt met hoeveel mensen wij erop gaan zitten. Genoeg informatie in huis betekent dat wij kunnen beginnen.
Ontbreekt er iets, dan is dat geen reden om te wachten, want wij zijn gewend aan onvolledig materiaal en inventariseren dan eerst wat er mist. Een nieuwe aanvraag beantwoorden wij binnen één tot twee werkdagen. Aanmelden gaat telefonisch of via het contactformulier op de site, waarna een gesprek volgt waarin wij het project doornemen. Een korte opdracht mag. Wij kunnen ook starten met een kleine eerste opdracht, zodat de opdrachtgever onze snelheid en nauwkeurigheid kan beoordelen voordat er een grotere set volgt.
Blijkt de samenwerking te passen, dan schalen wij op met dezelfde mensen en dezelfde afspraken, zonder dat er iets opnieuw hoeft te worden ingericht. Wij geven in dat eerste gesprek ook aan welk deel van een vraag buiten ons werk valt, zoals berekeningen, constructief advies of vergunningen, zodat er vooraf duidelijkheid is over de grens van onze rol.
Veelgestelde vragen over as built documentatie
Leg uw as built documentatie bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.