Technisch tekenwerk uitbesteden komt bij de meeste opdrachtgevers pas op tafel wanneer het werk al een tijd blijft liggen. De revisieslag op een set DWG's schuift week na week door, de as-builtmap groeit aan, en de tekenaars die er wel zijn zitten vast in een project dat voorrang heeft.
Wat er dan misgaat, is zelden spectaculair. Details worden later ingetekend dan gepland, wijzigingen belanden in een mailbox in plaats van in de tekening, en de set die naar de uitvoering gaat wijkt af van wat er werkelijk is gebouwd.
Wij zijn OutsourceCAD en wij nemen precies dat deel over. Wat wij doen is tekenen en modelleren, geen engineering. Het werk gebeurt op afstand vanuit ons eigen kantoor, met onze eigen licenties, in de standaard die de opdrachtgever aanlevert. Onze klanten zijn engineeringbureaus, architectenbureaus, aannemers en fabrikanten in Nederland, en de aanleiding is bijna altijd dezelfde: te weinig tekencapaciteit op het moment dat het nodig is.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Het traject bij technisch tekenwerk uitbesteden
Het begint met een gesprek. Daarin nemen wij door wat er ligt, wat af moet en in welke volgorde. De opdrachtgever levert de details aan en meestal ook bestaande tekeningen die een revisie nodig hebben. Barry is bij nieuwe aanvragen het eerste aanspreekpunt, daarna neemt de teamleider het technische deel over, zodat er een vaste lijn blijft in plaats van een wisselend gezelschap. Onze reactietijd op een nieuwe aanvraag is een tot twee werkdagen. Voldoende informatie is genoeg voor ons om te starten. Wij leveren niet in een keer een volledige set op.
Wij werken in delen, sturen die terug, halen feedback op en verwerken die voordat het volgende deel de deur uit gaat. Dat ritme verschilt per opdrachtgever, want bij het ene project overleggen wij om de twee dagen en bij het andere wekelijks, afhankelijk van hoe snel het moet. Bestanden gaan heen en weer via e-mail. Voor grotere trajecten, zoals kassenbouwprojecten, zetten wij software in waarop de opdrachtgever kan inloggen en het project volgt.
Dagelijks contact loopt via e-mail, telefoon en overleg, en wanneer het helpt komen wij langs of ontvangen wij het tekenteam bij ons. Wie technisch tekenwerk uitbesteden overweegt, wil meestal eerst zien hoe wij werken voordat er een groot pakket overgaat. Dat kan. Een korte opdracht of een kleine eerste opdracht is genoeg om onze snelheid en nauwkeurigheid te beoordelen. Daarna schalen wij op wanneer het project daarom vraagt, en weer af wanneer de piek voorbij is.
Een as-builtdossier dat half met de hand was getekend
Firefly leverde ooit as-builtmateriaal aan waarvan de bestaande tekeningen verkeerd waren afgedrukt en deels met de hand waren bijgetekend. Slecht leesbaar, rommelig, en op een aantal plekken tegenstrijdig. Dat soort dossiers is precies het werk dat in een eigen tekenkamer blijft liggen, omdat het traag is en niemand er graag aan begint. Wij hebben het uitgezocht in plaats van de opdrachtgever bij elke onduidelijkheid te bellen. Waar iets niet klopte, hebben wij het teruggelegd op wat er wel viel af te leiden uit de rest van de set, en pas bij echte twijfel de vraag gesteld.
Het resultaat was alsnog een nette, bruikbare set. Wij hebben inmiddels meer dan twintig projecten en honderden tekeningen voor Firefly gedaan. Wat wij daaruit meenemen is vooral hoe wij met onduidelijk bronmateriaal omgaan: eerst reconstrueren, dan pas vragen, en vragen bundelen in plaats van ze druppelsgewijs te stellen. Er is nog een tweede les. Bij een deadline die niet mocht schuiven heeft het team doorgewerkt in de avonden en in het weekend, met dagen van veertien tot vijftien uur, ook tijdens een geplande vakantie van de teamleider.
Dat is geen standaardritme en wij verkopen het ook niet als zodanig, maar het laat zien wat er gebeurt wanneer een datum vaststaat. Voor wie technisch tekenwerk uitbesteden afweegt is dat vaak de kern van de vraag, namelijk of het werk doorgaat op het moment dat het spannend wordt. Onze ervaring is dat die vraag zich pas laat beantwoorden nadat de eerste opdracht is opgeleverd.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
Technisch tekenwerk uitbesteden binnen de standaard van de opdrachtgever
Wij werken volgens de tekenafspraken van de opdrachtgever, niet volgens die van onszelf. Die afspraken krijgen wij van hem: de lagenopbouw, de naamgeving van bestanden, de gebruikte titelblokken, de lijndiktes en de manier waarop maatvoering en annotatie zijn ingericht. Ligt er geen vastgelegd document, dan leiden wij de standaard af uit de aangeleverde set en leggen wij onze bevindingen voor voordat wij doorwerken. Dat kost aan het begin weinig tijd en het voorkomt dat een halve set later opnieuw langs de lagenstructuur moet. Wij werken in onze eigen omgeving met onze eigen licenties, dus niet in de omgeving van de opdrachtgever. Dat scheelt hem het inrichten van werkplekken, accounts en toegangsrechten. De uitwisseling gebeurt in DXF, DWG, Revit-formaten en STEP-bestanden, en in de praktijk in elk gangbaar CAD-formaat.
Onze hoofdsoftware is Revit, AutoCAD en Rhino, daarnaast Inventor en Grasshopper, en in beperkte mate Dynamo en Vault. Wij werken altijd met de laatste versies, en waar een opdrachtgever op een oudere versie zit stemmen wij het uitwisselformaat daarop af voordat er volume gemaakt wordt. Het punt van technisch tekenwerk uitbesteden is dat de opgeleverde bestanden zonder omweg in de bestaande set passen. Een tekening die inhoudelijk klopt maar in een afwijkende laagstructuur zit, kost de tekenkamer alsnog tijd om recht te trekken. Daarom is de standaard bij ons geen formaliteit vooraf, maar het eerste wat wij vastleggen. Bij twijfel leggen wij een klein deel van de set voor voordat de rest volgt, zodat de aansluiting in de praktijk is getoetst.
Drie controlelagen op uitbesteed technisch tekenwerk
Elk stuk werk gaat door minimaal drie controlelagen voordat het teruggaat. Een tekenaar maakt het werk, een tweede teamlid controleert het, daarna kijkt de teamleider ernaar, en Barry loopt het als laatste na. Het aantal fouten blijft daardoor in de praktijk minimaal. Die opzet is niet bedacht om indruk te maken, maar omdat uitbesteed werk een extra risico kent: de controleur zit niet naast de tekenaar en kan niet even over de schouder meekijken.
Wat de tweede laag er vooral uithaalt zijn de kleine dingen die in volume ontstaan. Een verkeerd doorgevoerde revisie, een symbool dat op de ene tekening anders is gebruikt dan op de andere, een maat die na een wijziging niet is meegelopen.
De teamleider kijkt naar de technische samenhang van de set en naar de vraag of de tekening klopt met wat de opdrachtgever heeft aangeleverd. De laatste controle is bewust minder technisch en meer gericht op volledigheid, dus of alles erin zit, of de nummering klopt en of de juiste versie is meegestuurd. Iedereen die voor ons werkt heeft meer dan tien jaar ervaring met CAD, en de kern van het team heeft gecombineerd ongeveer vijfentwintig jaar ervaring.
De teamleider heeft meer dan vijftien jaar achtergrond in de architectuur, werkte zeven jaar in Iran, had een eigen ontwerpbureau in Nederland en werkt nog steeds als engineer. Wij beloven geen foutloos werk, want dat bestaat niet in tekenwerk van dit volume. Wij organiseren wel dat fouten worden gevonden voordat de set bij de opdrachtgever op tafel ligt.
Veelgestelde vragen over technisch tekenwerk uitbesteden
Leg uw technisch tekenwerk bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.