Een as built dossier blijft vaak liggen tot het moment waarop het niet langer kan wachten, en dan is de tekenkamer meestal al vol. De aanleiding is bij ons bijna altijd hetzelfde. Er is een piek waar het eigen team niet doorheen komt, er staat een oplevering gepland die niet mag verschuiven, of er hangt al maanden een vacature open die maar niet gevuld raakt terwijl het werk gewoon binnen blijft komen.
Op zo'n moment nemen wij het tekenwerk over.
Wij verwerken de aangeleverde stukken, de revisies en de wijzigingen uit de uitvoering tot een set die overeenkomt met wat er werkelijk staat. Wij tekenen en modelleren, wij doen geen engineering en maken geen berekeningen. Het werk gaat vanuit ons eigen kantoor met onze eigen licenties, volgens de tekenafspraken van de opdrachtgever. Het team schaalt mee met de omvang van de opdracht en krimpt weer zodra het project rond is.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Wie een as built dossier bij ons neerlegt
De vraag naar een compleet as built dossier komt bij ons vooral van engineeringbureaus, architectenbureaus, aannemers en fabrikanten. In bredere zin gaat het om bedrijven met veel technisch tekenwerk die op enig moment merken dat het bijhouden van de documentatie achterloopt op de uitvoering. Aan tafel zitten managers, teamleiders en eigenaren. Zij hebben zelden een vakinhoudelijk probleem, want hun mensen kunnen dit werk prima. Wat er ligt is een capaciteitsprobleem. Bij een aannemer stapelen de wijzigingen uit de bouw zich op terwijl de tekenaars al aan het volgende project zijn begonnen.
Bij een engineeringbureau is er een project afgerond waarvan de documentatie nog moet worden bijgewerkt, maar staat de bezetting inmiddels op nieuwe opdrachten. Bij een fabrikant gaat het eerder om installaties die in de loop van de jaren zijn aangepast zonder dat de tekeningen zijn meegegroeid. In alle gevallen is de uitkomst dezelfde: er is iemand nodig die dit type werk dagelijks doet en er tijd voor heeft. Wij zijn vorig jaar met deze dienst begonnen omdat een klant er om vroeg.
Dat beviel, en sindsdien bieden wij het als vaste dienst aan. Onze klanten zitten in Nederland en onze focus ligt ook daar, dus overleg verloopt zonder tijdsverschil en in dezelfde taal. Voor een projectleider die al onder druk staat, telt dat zwaarder dan het lijkt. Het scheelt vertaalslagen, wachttijd en misverstanden over wat er precies werd bedoeld in een mail. Ook een kort telefoontje tussendoor is dan zo gepleegd, wat bij een dossier vol kleine vragen veel oplevert.
Controlelagen op elk as built dossier
Een as built dossier is gevoelig voor fouten, omdat het bestaat uit veel kleine wijzigingen die stuk voor stuk kloppen moeten. Eén gemiste sparing of een leiding die op de verkeerde hoogte blijft staan, komt jaren later terug op het moment dat iemand op basis van die tekening gaat werken. Daarom laten wij niets in één keer de deur uit gaan. Het werk gaat door minimaal drie controlelagen. Een tekenaar maakt het werk, een tweede teamlid controleert dat volledig, de teamleider kijkt daarna en Barry loopt er als laatste overheen.
Dat klinkt zwaar voor tekenwerk, maar in de praktijk is het juist de goedkoopste stap in het proces. Een fout die bij de tweede lezing wordt gevonden kost minuten. Diezelfde fout die pas bij de opdrachtgever opvalt, kost een correctieronde, een overleg en soms een deel van de planning. Praktisch gezien blijft het aantal fouten daardoor minimaal. De controle richt zich op meer dan alleen maten.
Er wordt gekeken of de laagindeling klopt met de standaard van de opdrachtgever, of de naamgeving consistent is, of alle wijzigingen uit het aangeleverde materiaal daadwerkelijk zijn verwerkt en of de set intern niet met zichzelf in tegenspraak is. De teamleider heeft meer dan vijftien jaar achtergrond in de architectuur en werkt nog steeds als engineer, dus hij herkent afwijkingen die op papier kloppen maar in de uitvoering niet kunnen. Iedereen in het team heeft meer dan tien jaar ervaring met CAD, dus de controle wordt gedaan door mensen die het werk zelf ook kunnen maken.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
De kostenopbouw van een as built dossier
Wat een as built dossier kost, hangt af van de omvang van de set, de staat van het aangeleverde materiaal en het aantal wijzigingen dat verwerkt moet worden. Een uurtarief of een vaste projectprijs, beide vormen hanteren wij. Beide vormen kunnen, en welke het wordt bepalen wij in overleg. Bij een scherp afgebakende set met compleet materiaal ligt een vaste projectprijs voor de hand, omdat de opdrachtgever dan vooraf weet waar hij aan toe is. Is nog onduidelijk hoeveel uitzoekwerk erin zit, dan is uurbasis eerlijker, want een vaste prijs zou dan een opslag moeten bevatten voor risico dat er misschien niet is. Wij schrijven alleen zuivere werkuren. Vertrekt iemand vijf minuten voor koffie, dan telt die tijd niet mee. Wij werken zonder strippenkaart en zonder maandelijks urenabonnement, dus er lopen geen uren door in weken waarin er niets te doen is.
De opdrachtgever draagt ook geen doorlopende loonkosten, en valt er iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon zodat het werk niet stilligt. Wat de kosten drukt, zit vooral aan de voorkant. Materiaal dat compleet en leesbaar wordt aangeleverd scheelt uren die anders in reconstructiewerk gaan zitten. Een heldere tekenafspraak voorkomt correctierondes. En waar componenten terugkomen, bouwen wij ze parametrisch op, zodat een onderdeel één keer wordt gemaakt en daarna overal wordt gebruikt in plaats van telkens opnieuw getekend. Wij geven daar in het eerste gesprek een onderbouwde inschatting van, gebaseerd op de stukken die op dat moment beschikbaar zijn.
Uitbesteden tegenover een freelancer of een vaste tekenaar
Een opdrachtgever die dit werk niet zelf aankan, heeft grofweg drie routes: iemand aannemen, een freelancer inhuren of het uitbesteden. Alle drie kunnen werken, maar ze verschillen wezenlijk. Een vaste tekenaar aannemen kost werving, inwerktijd en daarna doorlopende loonkosten die blijven staan wanneer het volume terugloopt. Bij een piek die over drie maanden voorbij is, is dat een dure oplossing voor een tijdelijk probleem.
Bovendien duurt het meestal te lang. Op het moment dat de vacature eindelijk is gevuld, ligt het werk er al maanden. Een losse freelancer is sneller geregeld, maar levert één persoon met één agenda.
Wordt die ziek, gaat hij op vakantie of komt er een ander project tussen, dan valt het werk stil en is er niemand die het overneemt. Ook de controle ligt dan bij dezelfde persoon die het werk maakt. Bij ons zit er een team achter. Wij schalen van één of twee tekenaars op tot ongeveer tien, en bij spoed voegen wij direct mensen toe. Valt er iemand weg, dan vervangen wij hem. Het werk gaat bovendien door minimaal drie controlelagen, dus de kwaliteitsborging is niet afhankelijk van één paar ogen.
Daar staat tegenover dat wij het inhoudelijke eigenaarschap niet overnemen. Wij tekenen, wij doen geen engineering en geven geen constructief advies, dus de projectkennis blijft bij de opdrachtgever. Wie wil weten of dat past, kan starten met een kleine eerste opdracht en onze snelheid en nauwkeurigheid zelf beoordelen voordat er meer volgt.
Veelgestelde vragen over as built dossier
Leg uw as built dossier bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.