De vraag wat het kost om papieren tekeningen digitaliseren uit te besteden komt in een eerste gesprek bijna altijd als eerste op tafel. Wij zijn daar helder over. Wij rekenen per uur of tegen een vaste prijs per project, en welke vorm het beste past bepalen wij samen met de opdrachtgever.
Bij een uurbasis schrijven wij uitsluitend zuivere werkuren. Loopt een tekenaar vijf minuten weg voor koffie, dan gaat de tijd uit, want een klant hoort te betalen voor tekenwerk en niet voor aanwezigheid.
Doorlopende loonkosten heeft een opdrachtgever bij ons niet, en wij werken bewust niet met een strippenkaart of een maandelijks urenabonnement. Wat de kosten vooral drukt is de mate van herhaling in een stapel papier, want gelijksoortige bladen tekenen wij sneller dan een dossier waarin elk vel anders is opgebouwd. Ons team werkt landelijk en volledig op afstand, met eigen licenties. Binnen een tot twee werkdagen komt onze reactie op een nieuwe aanvraag.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Voor wie papieren tekeningen digitaliseren op tafel ligt
Papieren tekeningen digitaliseren speelt vooral bij bedrijven die technisch tekenwerk in huis hebben, maar niet de uren om een archief door te werken. Onze klanten zijn engineeringbureaus, architectenbureaus, aannemers en fabrikanten. Aan tafel zitten managers, teamleiders en eigenaren, en de aanleiding is bijna altijd dezelfde: te weinig tijd, te weinig tekenaars, of een piek die het eigen team niet aankan. De stapel papier ligt er dan vaak al jaren. Een fabrikant neemt een productielijn over en krijgt een map met vergeelde bladen mee.
Een aannemer moet verbouwen aan een pand waarvan alleen een papieren set bestaat. Een architectenbureau wil een oud project opnieuw in Revit opzetten en heeft daarvoor eerst een betrouwbare digitale basis nodig. In al die gevallen is het werk op zich niet ingewikkeld, maar wel omvangrijk en repeterend, en precies daarom blijft het liggen. Wij nemen dat deel over zodat de eigen tekenkamer aan het lopende werk kan blijven. Voor Firefly hebben wij inmiddels meer dan twintig projecten en honderden tekeningen gedaan, met veel materiaal dat in slechte staat bij ons binnenkwam.
Wij zijn vorig jaar met deze dienst begonnen omdat een klant erom vroeg, en sindsdien bieden wij het vast aan. De omvang van een opdracht maakt ons daarbij weinig uit, want een enkele map kan en een volle archiefkast ook. Wat wij nodig hebben is duidelijkheid over waar de set daarna voor dient en volgens welke afspraken de opdrachtgever tekent. Op basis daarvan bepalen wij samen welk deel van de stapel als eerste aan de beurt is.
Controlelagen bij het digitaliseren van papieren tekeningen
Bij papier is de kans op interpretatiefouten groter dan bij digitaal bronmateriaal, en daar hebben wij ons proces op ingericht. Elk blad gaat door minimaal drie controlelagen. Een tekenaar zet het werk op, een tweede teamlid loopt het na, de teamleider controleert de technische kant en Barry kijkt er als laatste overheen. Die teamleider heeft meer dan vijftien jaar achtergrond in de architectuur en werkt zelf nog als engineer, dus hij ziet direct wanneer een maat of een aansluiting niet logisch is. Wat die lagen in de praktijk voorkomen is vooral het stille type fout.
Een cijfer dat op een kopie half is weggevallen en dat iemand invult op gevoel. Een schaal die op het origineel niet klopt omdat het blad ooit verkleind op papier is gezet. Een laagnaam die net afwijkt van de rest van de set, waardoor filters bij de opdrachtgever niet meer werken. Zulke dingen vallen bij de tweede of derde blik alsnog op. Wij houden het aantal fouten daarmee in de praktijk minimaal, zonder dat wij garanties uitspreken die niemand kan waarmaken.
Iedereen die voor ons tekent heeft meer dan tien jaar ervaring met CAD, en de kern van ons team heeft gecombineerd ongeveer vijfentwintig jaar ervaring. Dat merkt een opdrachtgever aan het aantal vragen dat wij terugleggen, namelijk weinig en gericht. Bij het as-builtmateriaal van Firefly waren bestaande tekeningen verkeerd afgedrukt en deels met de hand aangevuld. Wij hebben dat zelf uitgezocht in plaats van de klant continu te bellen.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
De kostenkant van papieren tekeningen digitaliseren
Hoe de kosten van papieren tekeningen digitaliseren uitvallen, hangt in de eerste plaats af van het materiaal. Wij werken op uurbasis of met een vaste prijs per project. Een vaste prijs is prettig bij een serie bladen die op elkaar lijken en goed leesbaar zijn, want dan kunnen wij de omvang scherp inschatten. Loopt de kwaliteit van de stapel sterk uiteen, dan is een uurbasis eerlijker, omdat de opdrachtgever alleen betaalt voor wat er werkelijk aan werk in zit. Wij schrijven zuivere werkuren, niets meer. Er zijn een paar dingen die de kosten merkbaar drukken. Een complete aanlevering scheelt het meest, dus goede scans, een leesbare schaalaanduiding en vooraf duidelijkheid over de tekenstandaard. Ook de volgorde helpt, want honderd vergelijkbare bladen in een keer aanpakken kost ons minder tijd per stuk dan tien losse opdrachten verspreid over een half jaar.
Verder scheelt het als de opdrachtgever de feedback op de eerste deellevering meteen scherp geeft, zodat wij halverwege niet hoeven terug te komen op eerdere keuzes. Wat een klant bij ons niet betaalt zijn doorlopende loonkosten, vakantiedagen of ziekte-uren. Valt iemand uit, dan zetten wij een ander teamlid in en loopt het werk door zonder extra rekening. Voor een raming vragen wij een representatieve selectie bladen op, liefst een goede en een slechte. Daarmee kunnen wij zeggen welke vorm van afrekenen logisch is en waar de tijd in gaat zitten. Komt er later revisiewerk bij, dan rekenen wij dat op dezelfde basis af, zodat er geen losse afspraken naast het project gaan lopen.
Papieren tekeningen digitaliseren versus een freelancer of een vaste medewerker
Bedrijven wegen dit werk vaak af tegen twee alternatieven: een zzp-tekenaar inhuren of iemand aannemen. Een freelancer is een prima keuze voor een afgebakende klus, maar bij een archief loopt dat vaak stroef. Er is er maar een, dus opschalen kan niet, en valt hij weg door ziekte of een andere opdracht, dan ligt het werk stil. Ook de controle blijft dan bij de opdrachtgever hangen, want een enkele tekenaar kijkt zijn eigen werk na.
Bij ons zit die controle in het proces, want vier mensen kijken naar hetzelfde blad voordat het de deur uit gaat. Iemand aannemen is een zwaardere stap. Een vaste tekenaar kost werving, inwerktijd en doorlopende loonkosten, ook in de maanden dat het archiefwerk klaar is en er niets bijzonders ligt.
Voor werk dat in golven komt, en digitaliseerwerk komt bijna altijd in golven, past dat slecht. Wij schalen mee, van een of twee tekenaars tot ongeveer tien, en bij spoed voegen wij direct mensen toe omdat het team er al is. De opdrachtgever houdt daarbij een vast aanspreekpunt, dus de coördinatielast blijft laag.
Een verschil dat bedrijven vaak over het hoofd zien zijn de licentiekosten. Wij werken in onze eigen omgeving met onze eigen licenties en in de laatste versies, dus de klant hoeft geen werkplek, seat of hardware vrij te maken. Wie het verschil eerst wil zien, begint bij ons met een kleine serie bladen. In een eerste gesprek zeggen wij eerlijk welke van de drie routes bij de situatie van de opdrachtgever past.
Veelgestelde vragen over papieren tekeningen digitaliseren
Leg uw papieren tekeningen digitaliseren bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.