Een werkpakket dat wij regelmatig overnemen is een map met verouderde bladen waarvan de opdrachtgever elke tekening digitaliseren wil naar een bestand waarin verder gewerkt kan worden. Vaak zit daar een archiefkast achter die nooit is bijgewerkt, of een overname waarbij documentatie in papieren vorm is meegekomen.
Het gaat dan zelden om een enkel blad. Het zijn tientallen of honderden tekeningen die stuk voor stuk moeten worden overgezet, gecontroleerd en in de juiste opbouw gezet.
Dat werk is niet ingewikkeld, maar het kost een intern team weken die het niet heeft. Wij zijn OutsourceCAD en wij nemen precies dat soort pakketten over. Ons team werkt volledig op afstand vanuit ons eigen kantoor, in onze eigen omgeving en met onze eigen licenties. Wij tekenen en modelleren, wij doen geen engineering en geven geen constructief advies. Op een nieuwe aanvraag reageren wij binnen een tot twee werkdagen, waarna wij het pakket doornemen.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Een tekening digitaliseren met een team dat meeschaalt
De omvang van dit soort pakketten is zelden vanaf het begin duidelijk. Een opdrachtgever begint met vijftig bladen en ontdekt tijdens het traject dat er nog een tweede kast staat. Daar is onze bezetting op ingericht. Wij schalen per project op van een of twee tekenaars tot ongeveer tien, afhankelijk van wat het werk vraagt. Het team is er al, dus opschalen betekent bij ons mensen toewijzen en niet mensen werven. Bij spoed voegen wij direct capaciteit toe, wat vooral telt wanneer een pakket aan een datum hangt die al vaststaat. Even belangrijk is wat er gebeurt wanneer iemand uitvalt.
Bij ziekte of vakantie vervangen wij die persoon, zodat het werk doorloopt en de planning niet verschuift. Voor de opdrachtgever betekent dat geen doorlopende loonkosten en geen risico op stilstand. Doordat het werk sowieso door meerdere handen gaat, zit de projectkennis niet bij een enkele tekenaar. Een vervanger stapt in op een set die al is nagekeken en waarvan de afspraken zijn vastgelegd. In de praktijk merken wij dat opschalen alleen zin heeft wanneer de basis klopt.
Wij zetten daarom eerst de opbouw, de laagindeling en de terugkerende elementen vast met een kleine bezetting. Pas daarna zetten wij meer mensen op het volume, want dan tekent iedereen binnen dezelfde afspraken. Andersom levert het chaos op, en dat kost meer tijd dan het oplevert. Hoeveel mensen een concreet pakket nodig heeft, bepalen wij na een eerste blik op het materiaal. Een pakket dat in een aaneengesloten periode wordt weggewerkt levert bovendien een consistentere set op dan hetzelfde werk verspreid over maanden.
Een tekening digitaliseren via een freelancer of via een team
Er zijn grofweg drie routes voor dit werk. De eerste is het intern oppakken, wat betekent dat de eigen tekenaars het naast het lopende werk doen. In de praktijk schuift het dan telkens door, omdat projectwerk altijd voorgaat op archiefwerk. De tweede route is een freelancer inhuren voor een aantal weken. Dat werkt bij een overzichtelijk pakket, maar het valt stil zodra die persoon ziek wordt of aan een ander project begint. Bovendien is er niemand die het werk nakijkt, dus de controle komt alsnog bij het interne team te liggen.
De derde route is iemand in vaste dienst nemen, wat bij dit soort tijdelijk volume zelden verstandig is. Werving en inwerktijd kosten weken en na afloop blijft er bezetting over waarvoor het werk er niet meer is. Wij vullen de vierde route in, waarbij een team het pakket als geheel overneemt. Het verschil zit in continuïteit, in controle en in de omvang die wij aankunnen. Wat een freelancer wel biedt en wij bewust anders doen, is de aanwezigheid op kantoor bij de opdrachtgever. Wij werken op afstand, al mogen opdrachtgevers langskomen en gaan wij ook naar hen toe.
Voor archief- en revisiewerk is fysieke aanwezigheid zelden nodig, omdat het materiaal digitaal wordt aangeleverd en de terugkoppeling per blad gaat. Wij werken niet met een strippenkaart of een maandelijks urenabonnement, dus een pakket blijft een pakket. Voor de opdrachtgever blijft het daardoor een afgebakende opdracht met een begin en een eind, in plaats van een post die maandelijks terugkomt op de begroting. Wanneer er later een tweede kast opduikt, pakken wij die als nieuwe opdracht op.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
Overleg terwijl wij een tekening digitaliseren
De opdrachtgever heeft bij ons een vast aanspreekpunt. Barry is meestal het eerste contact bij een nieuwe aanvraag en daarna neemt de teamleider het technische deel over. Die teamleider stuurt het CAD-team aan en is verantwoordelijk voor de technische kant en de projectbegeleiding. Hij heeft meer dan vijftien jaar achtergrond in de architectuur, heeft zeven jaar in Iran gewerkt, had een eigen ontwerpbureau in Nederland en werkt nog steeds als engineer. Er zit dus geen wisselende contactpersoon tussen de opdrachtgever en het werk. Het overlegritme bepalen wij samen en het verschilt per opdrachtgever. Bij een pakket dat snel af moet, spreken wij om de twee dagen af. Loopt het rustiger, dan is wekelijks contact genoeg. Dagelijks verloopt het contact via e-mail, telefoon en overleg, en waar dat helpt komen wij langs of ontvangen wij de opdrachtgever bij ons.
Bestanden gaan bij dit soort werk meestal heen en weer via e-mail. In grotere trajecten, kassenbouwprojecten bijvoorbeeld, gebruiken wij een omgeving waarin de opdrachtgever inlogt en het project volgt. Voor een archiefpakket in AutoCAD voegt zo'n omgeving zelden iets toe. Wat wij wel altijd doen, is per deellevering aangeven welke bladen klaar zijn en welke punten wij hebben moeten interpreteren. Die punten bundelen wij, zodat de opdrachtgever ze in een keer kan beoordelen in plaats van verspreid over de week. Feedback verwerken wij voordat het volgende blok begint, want anders herhaalt een correctie zich over tientallen bladen. Wat er in een overleg wordt afgesproken, leggen wij kort vast, zodat een latere tekenaar dezelfde keuze aanhoudt.
Zo start het eerste blok
Om te kunnen beginnen hebben wij drie dingen nodig. Het bronmateriaal, de tekenafspraken van de opdrachtgever en een beeld van welk deel het eerst af moet zijn. Het bronmateriaal mag ruw zijn, want scans, slechte afdrukken en deels met de hand getekende bladen komen wij vaker tegen. De tekenafspraken bepalen laagindeling, naamgeving, lijnsoorten en titelblok, en die volgen wij zoals de opdrachtgever ze aanlevert.
Is er een template beschikbaar, dan werken wij daarin. Ontbreekt de standaard volledig, dan stellen wij een opzet voor die aansluit op de bestaande bestanden en laten wij de opdrachtgever daarover beslissen. Daarna kunnen wij starten zodra wij genoeg informatie hebben.
Op een nieuwe aanvraag reageren wij binnen een tot twee werkdagen, en daarna volgt een gesprek waarin wij het pakket doornemen. In dat gesprek kijken wij naar een steekproef uit het materiaal, omdat de staat van de bladen bepaalt hoeveel uitzoekwerk erin zit. Een schone scan van een nette originele tekening is ander werk dan een vergeeld blad met handmatige aanvullingen. Op basis daarvan bepalen wij de bezetting en de vorm van de samenwerking, per uur of per project met een vaste prijs.
Wij kunnen ook starten met een kleine eerste opdracht, zodat de opdrachtgever onze snelheid en nauwkeurigheid op echt werk kan beoordelen. Bevalt dat, dan schalen wij op naar het volume dat het pakket vraagt. Bevalt het niet, dan zit niemand ergens aan vast. Wat wij vooraf niet doen, is een prijs of een levertijd noemen op basis van alleen een aantal bladen. Dat aantal zegt weinig over de hoeveelheid uitzoekwerk die erachter zit.
Veelgestelde vragen over tekening digitaliseren
Leg uw tekening digitaliseren bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.