De vraag achter tekencapaciteit uitbesteden luidt bijna altijd hetzelfde: kan een extern team dit werk overnemen zonder dat het meer tijd kost dan het oplevert? Ons antwoord is ja, mits het werk zich laat afbakenen en de tekenafspraken bekend zijn. Wij nemen dan een blok bladen over, tekenen dat volgens de standaard van de opdrachtgever en leveren in delen op, zodat er nooit een grote set in een keer terugkomt met opmerkingen.
Wat het eigen team eraan kwijt is, beperkt zich tot het aanleveren van materiaal en een overleg per ronde.
Wat het oplevert, is bezetting die meebeweegt met de planning en die niet doorloopt als de piek voorbij is. Alleen tekenen en modelleren, engineering doen wij niet. Die grens maakt de afbakening eenvoudig en houdt de verantwoordelijkheid voor constructieve keuzes waar zij hoort. Wat er precies overgaat, leggen wij vooraf vast in een bladenlijst met afspraken over de opbouw. Zo weet iedereen aan beide kanten welk blad bij wie ligt.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Starten met tekencapaciteit uitbesteden
Om te kunnen beginnen hebben wij vooral duidelijkheid nodig over het werk zelf. In het eerste gesprek nemen wij door wat er af moet, welke bladen het betreft, in welk pakket de set staat en welke opleverdatum in de planning is opgenomen. Daarna levert de opdrachtgever de details aan en meestal de bestaande tekeningen die een revisie nodig hebben. Handig is verder een voorbeeldblad dat als goed geldt, het lagenschema, het titelblok en de naamgeving van bestanden. Ligt dat niet vast in een document, dan leiden wij de regels af uit een bestaande set en leggen wij onze bevindingen ter bevestiging voor.
Wij kunnen starten zodra wij genoeg informatie hebben om zelfstandig door te tekenen. Op een nieuwe aanvraag reageren wij binnen een tot twee werkdagen, waarna wij dat gesprek inplannen. Wat het startmoment bepaalt is dus zelden onze bezetting, maar de volledigheid van het materiaal. Een compleet dossier laat ons vrijwel meteen produceren, terwijl een half met de hand bijgetekend as-builtdossier eerst een ronde uitzoekwerk vraagt. Dat uitzoekwerk doen wij liever zelf dan dat wij de projectleider elke dag bellen; bij Firefly hebben wij een slecht leesbaar dossier op die manier alsnog netjes opgeleverd.
Tekencapaciteit uitbesteden werkt het beste als het eerste blok klein blijft. De opdrachtgever ziet dan snel of onze interpretatie klopt en wij zien of de aangeleverde stukken volstaan. Blijkt er informatie te ontbreken, dan benoemen wij dat op een plek in plaats van er dagelijks over te bellen. Daarna kan het volume omhoog zonder dat de opzet nog ter discussie staat.
Opdrachtgevers die hun tekencapaciteit uitbesteden
Onze opdrachtgevers zijn engineeringbureaus, architectenbureaus, aannemers en fabrikanten, en verder bedrijven met veel technisch tekenwerk. Aan tafel zitten managers, teamleiders en eigenaren, mensen die de planning bewaken en die zien aankomen dat de bezetting niet toereikend is. De aanleiding is bijna altijd capaciteit: te weinig tijd, te weinig tekenaars, of een piek die de eigen tekenkamer niet aankan. Het probleem ziet er per branche anders uit. Bij een engineeringbureau stapelen de revisies zich op terwijl de nieuwe projecten al binnen zijn.
Een architectenbureau krijgt drie trajecten tegelijk in uitwerking en loopt vast op de detaillering. Een aannemer nadert een oplevering en moet nog een compleet as-builtdossier digitaliseren. Een fabrikant breidt een productlijn uit en heeft in korte tijd een hele reeks onderdeeltekeningen nodig. In al die gevallen is het knelpunt uitvoerend werk met veel herhaling, en juist dat leent zich voor uitbesteden. Sindsdien bieden wij deze dienst vast aan, nadat wij er vorig jaar mee zijn begonnen omdat een klant er expliciet om vroeg.
Onze klanten zitten in Nederland en daar ligt ook onze focus, terwijl het werk zelf volledig op afstand vanuit ons eigen kantoor gebeurt. Opdrachtgevers mogen langskomen en wij komen ook naar hen toe, maar de uitvoering blijft remote. Voor Firefly hebben wij inmiddels meer dan twintig projecten gedaan en honderden tekeningen geleverd, grotendeels revisie- en as-builtwerk. Wat die opdrachtgevers gemeen hebben, is dat het knelpunt in de uitvoering zit en niet in de kennis van hun eigen mensen. Het denkwerk houden zij binnen en het volume schuiven zij naar ons.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
Tekeningtypen en output bij tekencapaciteit uitbesteden
Concreet leveren wij 2D-tekenwerk en waar nodig 3D-modellering. Onder het 2D-werk vallen plattegronden, doorsneden, aanzichten, detail- en principebladen, sparings- en stramientekeningen en schema's voor leidingwerk. Revisies vormen een vast onderdeel: een bestaande set die een wijziging moet verwerken, blad voor blad, met een overzicht van wat er per blad is aangepast en waar die aanpassing vandaan komt. As-builtmateriaal werken wij uit tot een complete digitale set die aansluit op de rest van het dossier. Voor fabrikanten tekenen wij onderdeel- en productietekeningen in de opbouw die de werkvloer vraagt. Op modelwerk bouwen wij in Revit op, inclusief parametrische families waarvan de materiaalstaat automatisch meeloopt met een wijziging aan het onderdeel. Rhino en Grasshopper zetten wij in bij vormwerk en repeterende geometrie, Inventor bij onderdeelwerk.
Opleveren doen wij in DWG, DXF, Revit-formaten of STEP, en in de praktijk in elk gangbaar CAD-formaat. Wij leveren de brontekeningen aan en niet alleen een uitvoerbestand, want het eigendom van alles wat wij maken ligt bij de opdrachtgever. Bij tekencapaciteit uitbesteden telt vooral dat de set na oplevering zonder tussenstap doorgaat in het eigen proces, en daarom tekenen wij vanaf het eerste blad in de opbouw van de klant. Bij los werk versturen wij bestanden per e-mail. Bij grotere trajecten werken wij met software waarin de opdrachtgever inlogt en per onderdeel de voortgang volgt. Welke tekeningtypen in welk blok zitten, leggen wij vooraf vast in de bladenlijst. Op die manier ontstaat er geen discussie over wat er nog open staat. Ook de revisiestatus per blad houden wij daarin bij.
Opschalen nadat de tekencapaciteit is uitbesteed
Een traject begint bij ons meestal met een of twee tekenaars en kan doorgroeien tot ongeveer tien mensen. Het team zit er al, dus opschalen betekent indelen en geen werving. Bij spoed voegen wij direct iemand toe aan het blok dat op dat moment loopt, zonder dat de opdrachtgever daar een nieuwe afspraak voor hoeft te maken. Andersom werkt het net zo: zakt het volume, dan halen wij tekenaars van het project af en loopt de rekening mee terug.
Valt iemand uit door ziekte of vakantie, dan zetten wij een vervanger in en gaat het werk door. Dat lukt doordat wij in blokken tekenen en volgens de standaard van de opdrachtgever, waardoor een collega het werk oppakt zonder dagenlange overdracht.
Iedereen die voor ons tekent heeft meer dan tien jaar ervaring met CAD en de kern van ons team heeft gecombineerd ongeveer vijfentwintig jaar ervaring. De opdrachtgever houdt gedurende het hele traject een vast aanspreekpunt: Barry bij de aanvraag, daarna de teamleider voor het technische deel en de projectbegeleiding. Hoe ver wij op een bepaald moment kunnen opschalen, hangt af van wat er parallel loopt, en dat zeggen wij vooraf eerlijk in plaats van een datum toe te zeggen die wij niet halen.
Toen een deadline eerder niet mocht schuiven, heeft ons team avonden en weekenden doorgewerkt met dagen van veertien tot vijftien uur. Dat is geen standaard, wel een indicatie van hoe wij met een harde datum omgaan. Wat wij toezeggen, halen wij liever met een kleine marge dan met een belofte vooraf.
Veelgestelde vragen over tekencapaciteit uitbesteden
Leg uw tekencapaciteit bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.