Bij tekenwerk uitbesteden werkvoorbereiding gaat het meestal om één herkenbaar pakket: een stapel bestaande DWG-bestanden die een revisieslag nodig heeft, een serie details die per woning of per unit terugkomt, en een as-builtdossier dat nog netjes gemaakt moet worden voordat het de kast in gaat.
Dat werk nemen wij over. Wij tekenen en modelleren, wij doen geen engineering en wij maken geen berekeningen. Een werkvoorbereider houdt zo tijd over voor planning, inkoop en afstemming met de bouwplaats, terwijl het tekenpakket bij ons doorloopt.
Wij werken volledig op afstand vanuit ons eigen kantoor, met onze eigen licenties en volgens de tekenafspraken van de opdrachtgever. Het is uitbesteed tekenwerk in hoog volume met veel herhaling, en juist daar zit onze kracht. Wij schalen op van één of twee tekenaars naar ongeveer tien wanneer een piek daarom vraagt. Op een nieuwe aanvraag reageren wij binnen één tot twee werkdagen en daarna nemen wij in een gesprek de stukken door.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Opschalen van twee tekenaars naar tien voor de werkvoorbereiding
Capaciteit is bij vrijwel al onze opdrachtgevers de aanleiding. De orderportefeuille loopt vol, er komt een project bij dat niet gepland stond, en de eigen tekenkamer zit al aan de rand van wat zij aankan. Wij vangen dat op met een team dat er al staat. Wij hoeven niemand te werven en niemand in te werken op het vak, want iedereen die voor ons werkt heeft meer dan tien jaar ervaring met CAD. Afhankelijk van het project zetten wij één of twee tekenaars in, en bij grotere pakketten schalen wij op naar ongeveer tien. Bij spoed voegen wij direct mensen toe in plaats van de planning verder op te rekken.
Loopt de drukte weer terug, dan schalen wij net zo makkelijk af. De werkvoorbereiding betaalt bij ons geen doorlopende loonkosten, want er zit geen vaste bezetting op de payroll die ook in rustige maanden doorloopt. Valt iemand van ons uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij hem en loopt het werk door. Dat is voor een werkvoorbereider een wezenlijk verschil met een eigen tekenaar die met griep thuis zit terwijl de opleverdatum blijft staan.
Wij werken niet met een strippenkaart en niet met een maandelijks urenabonnement, dus er ontstaat geen verplichting die na de piek blijft hangen. Voor Firefly hebben wij inmiddels meer dan twintig projecten gedaan en honderden tekeningen geleverd, en die volumes vragen precies dit soort meebewegende bezetting. Wij houden de kern van het team op een project gelijk, ook als er tijdelijk mensen bijkomen, zodat de gemaakte afspraken niet elke week opnieuw uitgelegd hoeven te worden.
Het verschil met een freelancer of een tekenaar in vaste dienst
Een werkvoorbereider heeft grofweg drie opties bij een tekort aan tekencapaciteit. Iemand aannemen, een freelancer inhuren, of het pakket bij een team als het onze neerleggen. Aannemen kost werving, inwerktijd en vaste lasten, en dat is lastig te verdedigen als de drukte vooral uit pieken bestaat. Een freelancer is sneller geregeld, maar er zit één persoon op de klus. Gaat die persoon op vakantie of stapt hij over op een beter betaalde opdracht, dan ligt het tekenwerk stil.
Bij ons zit er een team achter. Er controleert altijd iemand anders het werk, er kan altijd iemand invallen, en de kennis over het project blijft binnen dat team hangen in plaats van bij één individu. Een tweede verschil zit in de controle. Een solitaire tekenaar levert zijn eigen werk aan zonder tweede paar ogen, terwijl bij ons elke tekening minimaal drie controlelagen passeert voordat hij het kantoor verlaat. Een derde verschil is de opschaalbaarheid.
Een freelancer kan niet ineens met vijf man tegelijk aan een revisieslag beginnen, wij wel. Daar staat eerlijk tegenover dat wij niet in het gebouw van de opdrachtgever aan een bureau zitten. Wij werken remote in onze eigen omgeving, dus wie waarde hecht aan iemand die fysiek in de tekenkamer meedraait, kiest bewust anders. In de praktijk merken wij dat de meeste werkvoorbereiders dat prima vinden zolang het overleg strak loopt en de opleveringen kloppen. Voor het overige verschilt het weinig van interne capaciteit: het intellectueel eigendom ligt bij de opdrachtgever en wij tekenen in zijn standaard.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
Samenwerken met de werkvoorbereiding: aanspreekpunt en overlegritme
Uitbesteed tekenwerk valt of staat bij de afstemming. Wij houden die daarom simpel. Barry is bij een nieuwe aanvraag het eerste aanspreekpunt, daarna neemt de teamleider het technische deel over en blijft hij de vaste contactpersoon. De werkvoorbereider heeft dus één lijn en hoeft niet te achterhalen welke tekenaar aan welk blad zit. Het ritme spreken wij per project af. Bij een strakke planning overleggen wij om de twee dagen, bij een rustiger traject volstaat een wekelijks moment. Dagelijks contact loopt via e-mail, telefoon en kort overleg, en wij komen naar de opdrachtgever toe of ontvangen hem bij ons op kantoor. Bij los AutoCAD-werk gaan de bestanden via e-mail heen en weer. Bij grotere trajecten, zoals kassenbouwprojecten, gebruiken wij software waarin de opdrachtgever kan inloggen en de voortgang van het project zelf kan volgen.
Dat scheelt de vraag hoe ver het staat. Wij leveren in delen op en halen na elk deel feedback op, want een correctie op tien tekeningen is goedkoper dan dezelfde correctie op honderd. De teamleider stuurt ons CAD-team aan en draagt de technische kant en de projectbegeleiding, met meer dan vijftien jaar achtergrond in de architectuur en een verleden als eigenaar van een ontwerpbureau in Nederland. Hij spreekt daardoor de taal van de werkvoorbereiding en hoeft niet alles uitgelegd te krijgen. Wij vragen wel om duidelijkheid over prioriteiten: als vijf pakketten tegelijk binnenkomen, willen wij weten welk pakket als eerste op de bouwplaats nodig is. Die volgorde bepaalt de opdrachtgever, wij voeren hem uit.
Starten met uitbesteed tekenwerk in de werkvoorbereiding
Wij beginnen zodra de benodigde informatie binnen is. Dat klinkt vaag, maar in de praktijk is het een korte lijst. Wij hebben de projectdetails nodig, de bestaande tekeningen waarop wij verder werken, en de tekenstandaard of tekenafspraken van de opdrachtgever. Een template en één representatieve tekening helpen enorm, want daaruit leiden wij de lagenopbouw, naamgeving en bladindeling af.
Ontbreekt een geschreven standaard, dan reconstrueren wij de afspraken uit de aangeleverde set en leggen wij die ter bevestiging voor. Het traject begint altijd met een gesprek waarin wij het project doornemen. Op een aanvraag reageren wij binnen één tot twee werkdagen.
Daarna hangt het tempo vooral af van hoe compleet het aangeleverde materiaal is, want een schone set gaat sneller dan een dossier dat half met de hand is getekend. Een korte opdracht mag. Wij beginnen graag met een klein, afgerond blok zodat de werkvoorbereiding onze snelheid en nauwkeurigheid kan beoordelen voordat er een groter pakket volgt. Voor de afspraken zijn beide vormen mogelijk: op uurbasis of tegen een vaste projectprijs, en wat het beste past bepalen wij in overleg.
Wij schrijven alleen zuivere werkuren, dus de tijd gaat uit als iemand even van zijn plek is. Een geheimhoudingsverklaring hebben opdrachtgevers ons tot nu toe niet gevraagd, maar wij staan open voor een NDA als de werkvoorbereiding daarmee werkt. Het intellectueel eigendom van alles wat wij tekenen ligt bij de klant. Bellen of het contactformulier invullen is genoeg om het eerste gesprek in te plannen.
Veelgestelde vragen over tekenwerk uitbesteden werkvoorbereiding
Leg uw tekenwerk uitbesteden werkvoorbereiding bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.